Publié le 20 décembre 2024
En tant que document public, un rapport annuel doit donc faire l’objet d’un soin tout particulier. Ce travail, toujours effectué à la même période, est souvent chronophage pour les entreprises, qui décident souvent de solliciter une aide extérieure.
Qu’est-ce qu’un rapport annuel, quelles sont les contraintes associées et comment le rédiger ? Je m'appelle Léa Charrière, rédactrice et chargée de projet au sein de l’agence Pierrot, et je vous explique comment nous procédons pour rédiger un rapport annuel afin de soutenir nos clients dans cette tâche ardue !
Un rapport annuel est un document écrit qui rend compte de l’activité d’une entreprise au cours d’une année. Il compare les résultats aux objectifs initiaux, analyse les raisons des succès et des éventuelles difficultés traversées par l’entreprise, précise le contexte et envisage les perspectives d’avenir. Il n'est pas obligatoire, mais fortement recommandé pour offrir un condensé clair de l'activité d'une entreprise sur un an.
Avec un format adapté, le rapport annuel d’activité enrichit votre contenu de marque, appelé aussi « brand content ». Il fait partie des outils qui peuvent servir pour la communication auprès des différentes parties prenantes de l’entreprise : pour les partenaires financiers que sont les investisseurs et actionnaires, il porte une information sur l’évolution de leurs investissements initiaux. Pour les clients, il donne une image de l’entreprise et de son développement. Le rapport d’activité peut aussi servir en interne avec comme destinataire le Conseil d’Administration de l’entreprise. Ce document constitue aussi un outil de management lorsqu’il est présenté par un manager à son équipe par exemple.
Si son contenu dépend de la cible et des objectifs précis de l’entreprise, le rapport d’activité se compose généralement d’une partie financière avec une analyse détaillée du chiffre d’affaires réalisé et d’une partie extra-financière.
Attention : en droit français, le rapport annuel n'existe pas ! Le rapport annuel est un document générique qui peut regrouper des réalités et obligations très différentes.
Ce qui est obligatoire :
Aujourd’hui, face à l’importance de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et à la transition écologique, les entreprises mettent un point d’honneur à rapporter non seulement leur bilan financier, mais aussi leurs actions et leurs engagements sociétaux et environnementaux dans leurs rapports annuels. On parle alors de plus en plus de rapports intégrés.
Bien évidemment, les informations et les chiffres contenus dans le rapport d’activité dépendent des lecteurs auxquels il se destine. S’agit-il essentiellement des actionnaires, ou le rapport annuel a-t-il vocation à être partagé en externe, à vos clients et aux médias ?
La détermination du public destinataire de ce rapport permettra de mieux choisir son format et d'orienter la création de son contenu, même si celui-ci peut concerner des lecteurs variés, en interne et en externe.
Enfin, honnêteté et transparence sont les maîtres-mots dans la ligne éditoriale du rapport annuel. Il ne s’agit pas de la création d’un document marketing : si faire part des succès est important, il faut savoir rester humble. De même, si l’entreprise a dû faire face à certaines difficultés, l’objectif n’est pas de cacher la situation, mais plutôt de l’expliquer et de présenter comment l’entreprise a pu ou peut relever les défis.
La rédaction d’un rapport annuel intervient toujours au même moment : sa préparation doit se faire en début d’année civile, alors que les comptes annuels sont en cours de clôture, afin qu’il soit présenté lors des assemblées générales du printemps (la plupart du temps). Dans tous les cas, le bilan de l’année écoulée doit arriver relativement tôt l’année suivante, afin de ne pas sembler complètement anachronique.
C’est donc à une période souvent chargée pour les entreprises qu’intervient ce travail. De plus, celui-ci nécessite de rassembler de nombreuses données, issues de différents départements, et le service communication peut être en sous-effectif pour réaliser l’ensemble des tâches.
Faire appel à une agence éditoriale est une manière de remédier à ce double défi que représentent la charge de travail et la planification resserrée d’un rapport annuel. De plus, les avantages sont triples :
D’expérience, je peux témoigner du fait que nos clients ont souvent pris en charge la partie financière de leur rapport annuel, tandis qu’ils nous ont confié la rédaction des performances extra-financières, réalisée à l’aide de documentation et d’entretiens. Mais vous connaîtrez tous les dessous dans la partie suivante !
Vous envisagez la création de votre rapport annuel et souhaitez solliciter l’aide d’une agence de rédaction ? Nous vous expliquons la mise en place de ce projet étape par étape !
Lors d’un premier entretien, nous échangeons sur les tenants et les aboutissants du projet : à quel public est destiné le rapport annuel, quels sont ses objectifs, de quelle manière il doit être abordé, quelles sont les dates butoirs de présentation ou de mise en ligne, etc.
Nous profitons de ce premier échange pour mieux nous familiariser avec l’entreprise et pouvoir la connaître du mieux possible : quelle est son organisation, mais aussi quelles sont ses valeurs, sa culture d’entreprise, sa manière de s’adresser à son ou ses audience(s). Nous demandons également de la documentation. Par la suite, je place toutes ces précieuses informations dans un document interne à Pierrot pour optimiser notre relation client !
Dans un rapport annuel, le design est primordial : en effet, le contenu doit être attrayant et agréable à lire, ponctué d’images et d’éléments visuels. Nous travaillons donc main dans la main avec l’équipe de design graphique. Celle-ci peut être liée à notre entreprise cliente, ou être l’un de nos partenaires si besoin.
Pour rédiger un rapport annuel réussi, le rédacteur et le graphiste doivent être en étroite collaboration !
Nous prenons donc contact avec elle et nous nous familiarisons avec toute la documentation envoyée.
En lien avec l’équipe design et le client, nous élaborons le plan et le chemin de fer du rapport annuel. Souvent, l’organisation de l’année précédente est reprise, non sans envisager une certaine évolution et amélioration.
Cette collaboration est essentielle, car la mise en page, l’organisation entre le texte et l’image et les couleurs du rapport annuel sont des éléments majeurs. Nous ne rédigeons chaque partie qu’en sachant exactement où elle se place sur la page, combien de signes doivent la composer, etc.
Pour dynamiser le texte, des encadrés avec interviews sont possibles. Ils sont même conseillés, car ils viennent rythmer le document et apporter un témoignage interne à l’entreprise, toujours bienvenu. Nous réalisons alors des entretiens afin de récolter les informations et la matière de ces pages.
Pour rédiger un rapport annuel réussi, il convient de mener des interviews de clients. Citer un manager permet d'illustrer la partie métier et d’incarner, d’une certaine manière, le chiffre d'affaires réalisé sur l’année.
Une fois le contenu et les informations rassemblés et le plan décidé, vient la partie rédactionnelle. Le style d’un rapport annuel doit être simple et factuel. Nous nous appuyons certes toujours sur la charte éditoriale de notre client, lorsque celle-ci existe, mais nous privilégions la clarté et la sobriété.
En effet, un rapport annuel doit être lisible et compréhensible par tous : phrases simples et déclaratives, ton sobre, objectivité sont les maîtres-mots.
Une fois notre texte prêt, l’équipe design se charge de le mettre en page et en couleurs. Nous échangeons alors avec elle pour les derniers ajustements (enlever quelques signes, ajouter du texte ou un titre, etc.). Celle-ci s’occupe de rendre le document dynamique en variant les graphiques, les images et éléments visuels, et le texte.
La finalisation du rapport annuel concerne les modalités de sa diffusion : l’impression doit être envisagée si une version papier est prévue, tandis qu’est créée la version numérique pour une diffusion web (ou la possibilité de télécharger le rapport).
Que vous fassiez appel à une agence ou non, la construction d’un rapport annuel ou rapport d’activité reprend toujours les mêmes codes et doit répondre aux mêmes attentes. Nous vous les expliquons à présent.
Tout d’abord, réalisez le plan de votre rapport annuel, avant de rassembler les données et informations nécessaires à la rédaction de celui-ci. De façon classique, le plan peut se présenter ainsi :
Pour chaque partie, découvrez nos conseils, avec des modèles et choisissez le format le plus adapté à votre entreprise !
La page de garde est primordiale : choisissez avec soin une image qui doit être représentative de votre entreprise. Cette page doit inviter à la lecture !
Puis, il est classique d’ouvrir le rapport d’activité par un mot du président, ou par une interview croisée des principaux dirigeants (selon le modèle du rapport intégré 2023 de la coopérative agricole Le Gouessant). Ici, il ne s’agit pas d’être verbeux, mais de parler avec honnêteté et simplicité à ses lecteurs, investisseurs et collaborateurs.
La présentation de l’entreprise peut s’en suivre : on retrouve classiquement dans cette section un organigramme de sa gouvernance, parfois un court texte pour la replacer dans son histoire et dans son actualité. N’hésitez pas à décrire la vision actuelle de votre entreprise, afin de clarifier sa mission et ses valeurs à toutes les parties prenantes.
Un sommaire est également envisageable pour séquencer les étapes du développement si votre rapport d’activité est long.
Le rapport financier est souvent le cœur du rapport annuel. En effet, il sert aussi à rassurer vos investisseurs et à encourager le financement ! Veillez à fournir des informations détaillées et précises, dont la source est explicite. Le travail de collecte, auprès des différents services concernés, doit se faire bien en amont.
Attention : votre bilan financier doit avoir été contrôlé par un audit professionnel avant d’être présenté au public (commissaires aux comptes pour toute entreprise à partir d’un certain seuil de revenus).
Cette partie doit être dotée d’éléments visuels, graphiques et schémas, afin d’en augmenter la lisibilité pour les lecteurs. Vous pouvez également le faire figurer dans un deuxième temps, selon le modèle du rapport annuel 2023 de LVMH : les indicateurs et les chiffres se situent à la fin, après une présentation détaillée de l’entreprise, secteur par secteur.
La section extra-financière du rapport d’activité rassemble toutes les actions réalisées au cours de l’année écoulée, en dehors des résultats pécuniaires. Ainsi, toute démarche de Recherche et Développement (R&D), toute action caritative et toute actualité pour les salariés sera intéressante à mentionner.
Cette partie est également le moment de revenir sur les engagements et les valeurs de l’entreprise : dans un contexte de transition économique et écologique, la RSE est un aspect important pour les actionnaires et les investisseurs, comme pour les clients et les potentiels collaborateurs.
Mentionner vos actions en matière de respect de l’environnement, de changement de pratiques et de participation à une société plus juste est de plus en plus important.
De fait, la Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF) est devenue obligatoire pour les entreprises cotées dont le bilan est supérieur à 20 millions d’euros. Elle sert à rapporter les informations relatives aux questions sociales et à la protection de l’environnement, et doit pour ces entreprises se trouver dans cette partie du rapport annuel.
À noter : cette section peut constituer l’ensemble du rapport, dans le cas de certains programmes associatifs ou encore de rapports spécifiques. C’est le cas de la DPEF 2023 de Décathlon, qui a choisi de créer un rapport indépendant, ou encore du rapport annuel 2024 de l’un des programmes de l’OFAJ, dont le but est uniquement de revenir sur les accomplissements de ce projet.
Dans un rapport annuel, la conclusion n’est pas obligatoire (surtout si vous avez tout détaillé auparavant), mais elle est envisageable comme ultime étape de son développement. Vous pouvez également clôturer votre rapport avec des renvois à d’autres documents ou d’autres rapports, ainsi que le fait le rapport annuel 2023 de Danone. C’est également le moment d’insérer des notes ou des sources si le besoin s’en fait sentir.
Pour finir, nous vous livrons nos conseils clés pour que cette période de travail se déroule au mieux :
Ne repartez pas de zéro chaque année : appuyez-vous sur le travail de l’année précédente pour garder ce qui était bon et améliorer certains points. Il serait dommage de ne pas tirer profit de vos efforts ! Utilisez le même modèle, bien sûr en cherchant à l’améliorer. Vous pouvez aussi tirer profit des retours de vos lecteurs si vous en avez eu (et il est bon de les demander) !
Une association n’est pas soumise généralement à l’obligation de rédiger un rapport d’activité, sauf si elle reçoit des subventions publiques importantes (plus de 153 000 euros/an), qu’elle fait appel à la générosité du public ou qu’elle est reconnue d’utilité publique. Elle doit alors transmettre aux autorités de tutelle les informations relatives à son activité, ses comptes et l’utilisation de ses fonds. Une association qui gère un établissement ou un service médico-social, et une association régie par une convention ou par un agrément spécifique doivent aussi réaliser un rapport d’activité.
Les indicateurs qui doivent figurer dans le rapport annuel sont :
Le rapport annuel peut engager la responsabilité juridique de l’entreprise, dès lors qu’il est diffusé comme document officiel auprès de tiers. Il constitue un support de communication institutionnelle pouvant être utilisé par les actionnaires, les investisseurs, les autorités de contrôle ou les partenaires pour apprécier la stratégie et la gouvernance de l’organisation. À ce titre, son contenu relève du périmètre des obligations légales et réglementaires de l’entreprise.
Plusieurs indicateurs de performance qualitatifs et quantitatifs permettent de mesurer l'efficacité d'un rapport annuel. En externe, on peut analyser :
En interne, l'efficacité du rapport annuel se mesure principalement à partir des retours des collaborateurs, ainsi que de sa compréhension et de son utilisation par le management comme support de pilotage.
La mention d'information inexactes ou trompeuses dans un rapport annuel expose l'entreprises à des risques :
Léa Charrière est experte print au sein de l’agence Pierrot. Agrégée de lettres et forte de nombreuses années d’expérience dans l’édition et la communication institutionnelle, elle conçoit et pilote des supports imprimés exigeants : rapports d’activité, brochures, magazines d’entreprise et chartes éditoriales. Elle intervient sur l’ensemble de la chaîne de production, de la conception éditoriale et du chemin de fer à la création et à la rédaction des contenus, en passant par la coordination du design graphique et le suivi de l’impression. Son expertise garantit des publications à la fois structurées, lisibles et fidèles à l’identité des organisations qu’elle accompagne. Clients accompagnés : Bordeaux Métropole, Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ), Macif.
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