Bien savoir rédiger un mail est primordial. Internet et le web favorisent la communication quasi instantanée de ses utilisateurs par le biais d’échanges de mails. L’email est donc aujourd’hui un moyen de communiquer aisément et rapidement, dans le cadre professionnel comme personnel. Cependant, pour rédiger correctement un mail, il faut adapter le fond et la forme de son contenu en fonction du destinataire.
En entreprise, le nombre moyen d’emails reçus chaque jour est considérable. Afin que votre message soit lu et compris, vous devez respecter les codes de l’emailing et apporter un contenu personnalisé pour vos destinataires. Il est nécessaire de respecter une bonne structure de mail pour mettre toutes les chances de votre côté et vous assurer une réponse !
Avant de commencer la rédaction d’un email, posez vous ces trois questions : Quel est l’objectif de mon email ? Qui sont les destinataires ? De quelle manière dois-je m’adresser à mes interlocuteurs ? Vous pouvez ensuite vous consacrer à la forme et au contenu de votre courriel.
À travers cet article, nous allons vous guider pour rédiger des mails de qualité ! Suivez l’agence éditoriale Pierrot pour tout savoir sur la rédaction d’un mail percutant !
Choisissez une adresse mail simple mais efficace
Avant l’envoi d’un courriel, la première étape est de définir une adresse mail neutre et simple. Si vous envoyez un mail professionnel, votre adresse mail se doit de l’être également. C’est la toute première information que votre destinataire aura en sa possession. Une adresse mail neutre doit uniquement contenir votre nom et votre prénom suivi du nom du domaine, par exemple gmail ou votre fournisseur d’accès internet. Cependant, les noms de domaines anciens tels que “Hotmail” et “Aol” sont déconseillés.
De plus, les formulations avec des surnoms ou pseudonymes sont à éviter : elles ne paraissent ni sérieuses ni professionnelles ! Préférez donc une adresse mail contenant vos vrais noms et prénoms : “prénom.nom@exemple.fr”. Vous pouvez également créer un nom de domaine particulier et y insérer le nom de votre entreprise. Votre adresse mail professionnelle sera alors directement reconnaissable. En recevant votre email, les destinataires doivent immédiatement être en confiance : le nom que vous attribuez à votre adresse mail est le reflet de votre professionnalisme !
Soignez l’objet de votre mail
L’objet de votre mail doit être formulé d’une manière claire et précise. Ne prenez pas à la légère cette étape, c’est elle qui détermine le taux d’ouverture de vos emails. L’objet contient des informations vitales : c’est la vitrine de votre contenu ! Néanmoins, ne formulez pas un objet trop long et soyez le plus concis possible.
Faites également attention à certaines formulations d’objet qui vous enverront tout droit dans le dossier spam ! Les campagnes d’emailing et les démarchages commerciaux par le biais de mails tiennent une large place dans nos boîtes de réception. Les objets tels que “promotion”, “remboursement” ou encore toutes les formulations incluant une mention bancaire sont à proscrire !
Des objets de mails pertinents et personnalisés qui attisent la curiosité sont à privilégier. Par exemple, l’objet “Devis prestation de rédaction – Agence Pierrot” est concis et pertinent : le destinataire connaît directement l’expéditeur et le contenu du mail !
Respectez les formules de politesse
Les formules de salutation au début d’un mail professionnel
A l’instar de la rédaction d’une lettre, l’insertion de formules de politesse dans un mail est obligatoire.
Pour commencer et pour saluer votre interlocuteur de la meilleure façon possible, vous avez plusieurs possibilités :
- Rester dans la formulation classique en utilisant “Madame”, “Monsieur” ;
- Personnaliser avec le nom de votre destinataire si vous le connaissez “Madame X” ou “Monsieur Y” ;
- Si vous employez “Bonjour”, alors il sera toujours suivi de “Monsieur” ou “Madame” puis du nom de votre interlocuteur : “Bonjour Madame Jean”.
Commencer un courriel par un simple “Bonjour” est déconseillé. Votre email sera alors considéré comme impersonnel et peu courtois. Il convient également d’ajouter une virgule après la formule de salutation, par exemple : “Monsieur Dupont,” ou encore “Madame, Monsieur,”.
Les formules de politesse à utiliser à la fin du mail
La formule de politesse est un passage inévitable dans l’écriture d’un email, le choix se fait en fonction du niveau de familiarité que vous entretenez avec le destinataire.
La formule de politesse basique
La formule de politesse “cordialement” est passe-partout : elle convient en toutes circonstances. C’est la plus employée dans le monde professionnel.
Les formulations plus personnelles
Les formulations “bien cordialement” et “bien à vous” sont amicales et respectueuses. Elles instaurent un degré de politesse supérieur à l’usage du simple “cordialement”.
Les formulations plus soutenues
Pour une formulation encore plus soutenue, vous pouvez également utiliser “avec mes sincères salutations” ou bien “salutations distinguées”.
Pensez à bien adapter la formule de politesse en fonction de votre interlocuteur !
L’attention que vous porterez à cette formulation est un signe de respect et signale à votre interlocuteur que vous avez pris le temps de rédiger un email structuré et personnalisé.
Le contenu de votre email
Votre message se doit d’être clair et concis. Dans un email, il faut faire court et aller à l’essentiel.
Après avoir rédigé une formule d’appel respectueuse, commencez votre email en rappelant son objet. Par exemple, avec l’objet de mail “Devis de prestation rédaction – Agence Pierrot”, le début de votre courriel pourrait se présenter ainsi : “Je vous contacte, comme convenu, pour vous transmettre le devis de prestation de rédaction effectué par notre agence”.
Puis, présentez-vous de manière professionnelle : un climat de confiance s’installera alors avec le destinataire. Le destinataire doit comprendre l’objectif de votre courriel dès le départ. Pour ce faire, placez l’information principale au début afin d’attirer l’attention de votre interlocuteur pour qu’il lise votre email dans son intégralité. Cette information fera comprendre à votre interlocuteur votre proposition initiale dès vos premiers mots. Il n’y a rien de plus agaçant que de recevoir un mail dont on ne comprend pas immédiatement le sens.
Dans la majeure partie des cas, si le début du courriel n’est pas accrocheur et ne contient pas l’information principale, les destinataires ne prendront même pas la peine de continuer à lire votre email.
Structurez le texte de votre courriel
Une structure précise doit être respectée dans un mail :
- Utilisez des paragraphes courts et distincts, chaque paragraphe apportera une information ;
- Le corps du texte ne doit pas être trop long : gardez en tête que le destinataire reçoit certainement des dizaines de mails par jour ! Un contenu aéré facilite la lecture. De nombreux utilisateurs consultent leurs mails sur leur téléphone portable : pensez donc à leur confort !
- Les phrases de votre texte doivent être brèves, mais reliées grâce à des connecteurs logiques : votre email doit être fluide et compréhensible !
- N’utilisez pas trop de termes techniques pour ne pas perdre le destinataire. Restez donc professionnel tout en utilisant du vocabulaire accessible, sauf si le destinataire fait partie du secteur en question.
- N’employez pas d’abréviations, notamment à la fin du mail comme “CDLT” ou “Cdt” pour “Cordialement” : écrivez tous les termes !
Si vous souhaitez mettre l’accent sur certains points, vous pouvez mettre les données importantes en gras. En effet, le texte en gras attire immédiatement l’œil du lecteur.
Mettre en copie un autre destinataire
Vous pouvez également ajouter des destinataires lors de l’envoi d’un courriel grâce au champ CC.
Grâce à ce champ, vous avez donc la possibilité de mettre d’autres destinataires en copie : ils recevront également votre courriel.
Lorsque que vous ajoutez un ou plusieurs destinataires en copie, cela signifie que ces destinataires doivent être informés mais qu’il n’est pas nécessaire qu’ils répondent à votre courriel.
Utiliser la fonctionnalité “Copie Cachée”
L’abréviation “CCI” signifie “copie cachée”. Ce champ permet de mettre en copie d’autres destinataires sans que le destinataire principal n’en soit informé.
On peut utiliser cette fonctionnalité par souci d’anonymat ou encore si on ne veut pas que nos destinataires entrent en contact.
Évidemment, votre orthographe doit être irréprochable et la ponctuation de votre texte utilisée à bon escient.
Clôturez avec style votre courriel
Avant la formule de politesse, il convient d’écrire à la fin de votre texte une phrase pour clôturer votre message.
Si vous souhaitez recevoir une réponse à la suite de l’envoi de votre email, alors soyez clair et utilisez l’expression “dans l’attente de votre retour”.
Il est également important de montrer à vos destinataires que vous êtes disponible pour répondre à leurs éventuelles questions et interrogations.
Cependant, évitez les formulations négatives telles que “n”hésitez pas à…”.
Dans l’inconscient du lecteur, les formulations négatives sont plus difficiles à comprendre que les formulations positives. Selon plusieurs études scientifiques, l’utilisation de la formule “n’hésitez pas à” ne pousse pas à l’action. Au contraire, le cerveau humain ôte inconsciemment la négation : pensez donc à tourner vos phrases de manière positive !
Signez votre email
À la fin d’un email professionnel, il est nécessaire d’inclure une signature.
Vous pouvez créer numériquement et gratuitement une signature électronique sur Internet. Cette fonctionnalité accroît votre crédibilité.
Mettez dans cette signature électronique :
- votre nom et prénom ;
- vos coordonnées (adresse, numéro de téléphone et mail) ;
- le poste que vous occupez ;
- votre entreprise.
Si vous ne possédez pas de signature électronique, pas de panique ! Vous pouvez également signer votre email avec votre nom et prénom. Cependant, une signature électronique professionnelle aura plus d’impact sur vos destinataires.
Évidemment, si vous vous adressez à des proches, certaines étapes ne sont pas nécessaires. Néanmoins, dans le monde professionnel, il est fondamental de respecter ces règles.
Vous avez maintenant les clés en main pour rédiger un bon email. Désormais, il ne tient qu’à vous d’être créatif afin que votre courriel marque les esprits !
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