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Quelles sont les règles à respecter pour rédiger un mail ?

Tristan de La Chevasnerie
Tristan de La Chevasnerie
Rédacteur web
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Tous nos conseils pour réussir la rédaction de vos e-mails.

Dans le milieu professionnel, comme dans votre quotidien personnel, savoir rédiger un mail est primordial. Parce qu’Internet et le Web favorisent la communication quasi instantanée de ses utilisateurs par le biais d’échanges de mails, l’e-mail est aujourd’hui un moyen de communiquer aisément et rapidement. Toutefois, pour rédiger correctement un mail, il faut adapter le fond et la forme de son contenu en fonction du destinataire.  

En entreprise, le nombre moyen de courriels reçus chaque jour est considérable. L’essor de nouvelles normes de travail, à l’instar du télétravail ou du full remote, n’a fait que renforcer l’importance du numérique dans le cadre professionnel, modifiant les interactions entre les collaborateurs et donnant naissance à de nouveaux usages

Afin que votre message soit lu et compris, vous devez respecter les codes de l’e-mailing et respecter une bonne structure de mail. Avant de commencer la rédaction d’un e-mail, posez-vous ces trois questions : Quel est l’objectif de mon e-mail ? Qui sont les destinataires ? Comment dois-je m’adresser à mes interlocuteurs ? Vous pouvez ensuite vous consacrer à la forme et au contenu de votre courriel. 

L’agence éditoriale Pierrot vous donne toutes les clés pour respecter les règles de rédaction d’e-mail formel !

Choisissez une adresse mail simple mais efficace

Avant l’envoi d’un courriel, la première étape est de définir une adresse mail neutre et simple. Si vous envoyez un mail professionnel, votre adresse mail se doit de l’être également. C’est la toute première information que votre destinataire aura en sa possession. Une adresse mail neutre doit uniquement contenir votre nom et votre prénom suivi du nom du domaine, par exemple Gmail ou votre fournisseur d’accès internet. Cependant, les noms de domaines anciens tels que “Hotmail” et “Aol” sont déconseillés.

Si vous souhaitez vous créer une adresse mail professionnelle, Google met à disposition des professionnels sa solution Google Workplace au prix mensuel de 5,20 €. 

De plus, les formulations avec des surnoms ou des pseudonymes sont à éviter : elles ne paraissent ni sérieuses ni professionnelles ! Préférez donc une adresse mail contenant vos vrais noms et prénoms : “prénom.nom@exemple.fr”. Vous pouvez également créer un nom de domaine particulier et y insérer le nom de votre société. Vous pouvez également y ajouter un lien vers votre profil LinkedIn pour associer votre nom à un profil ! Votre adresse mail professionnelle sera alors directement reconnaissable. En recevant votre e-mail le destinataire doit immédiatement être en confiance : le nom que vous attribuez à votre adresse mail est le reflet de votre professionnalisme !

Soignez l’objet de votre mail 

Que vous rédigiez vos vœux de réussite d’entreprise ou que vous répondiez à un client, l’objet de votre mail doit être formulé d’une manière claire et précise. Ne prenez pas à la légère cette étape, c’est elle qui détermine le taux d’ouverture de vos courriels. L’objet contient des informations vitales : c’est la vitrine de votre contenu ! Néanmoins, ne formulez pas un objet trop long et soyez le plus concis possible. 

Faites également attention à certaines formulations d’objet qui vous enverront tout droit dans le dossier spam, notamment si vous rédigez un mail de prospection commerciale ! Les campagnes d’e-mailing et les démarchages commerciaux par le biais de mails occupent une large place dans nos boîtes de réception. Les objets tels que “promotion”, “remboursement” ou encore toutes les formulations incluant une mention bancaire sont à proscrire !

Des objets de mails pertinents et personnalisés qui attisent la curiosité sont à privilégier. Par exemple, l’objet “Devis prestation de rédaction – Agence Pierrot” est concis et pertinent : le destinataire connaît directement l’expéditeur et le contenu du mail !

Respectez les formules de politesse 

Les formules de salutation au début d’un mail professionnel 

À l’instar de la rédaction d’une lettre, l’insertion de formules de politesse dans un mail est obligatoire. 

Pour commencer et pour saluer votre interlocuteur de la meilleure façon possible, vous avez plusieurs possibilités : 

  • Rester dans la formulation classique en utilisant “Madame”, “Monsieur” ;
  • Personnaliser avec le nom de votre destinataire si vous le connaissez “Madame X” ou “Monsieur Y” ;
  • Si vous employez “Bonjour”, alors il sera toujours suivi de “Monsieur” ou “Madame” puis du nom de votre interlocuteur : “Bonjour Madame Jean”. 

Commencer un courriel par un simple “Bonjour” est déconseillé. Votre e-mail sera alors considéré comme impersonnel et peu courtois. Il convient également d’ajouter une virgule après la formule de salutation, par exemple : “Monsieur Dupont,” ou encore “Madame, Monsieur,”. 

Veillez par ailleurs à bien vérifier l’orthographe du nom et du prénom de votre destinataire, au risque que votre professionnalisme soit remis en doute ! 

Les formules de politesse à utiliser à la fin du mail 

La formule de politesse est un passage inévitable dans l’écriture d’un e-mail, le choix se fait en fonction du niveau de familiarité que vous entretenez avec le destinataire. 

La formule de politesse classiques

La formule cordialement est passe-partout : elle convient en toutes circonstances. C’est la plus employée dans le monde professionnel. 

Les formulations plus personnelles

Les formulations “bien cordialement” et “bien à vous” sont amicales et respectueuses. Elles instaurent un degré de politesse supérieur à l’usage du simple “cordialement”.

Les formulations plus soutenues 

Pour une formulation encore plus soutenue, vous pouvez également utiliser “avec mes sincères salutations” ou bien “salutations distinguées”. 

Pensez à bien adapter la formule en fonction de votre interlocuteur !

L’attention que vous porterez à cette formulation est un signe de respect et signale à votre interlocuteur que vous avez pris le temps d’écrire un e-mail structuré, formel mais personnalisé. 

Rédigez le contenu de votre e-mail 

Votre message se doit d’être clair et concis. Dans un e-mail formel, il faut faire court et aller à l’essentiel

Après avoir rédigé une formule d’appel respectueuse, commencez votre e-mail en rappelant son objet. Par exemple, avec l’objet de mail “Devis de prestation rédaction – Agence Pierrot”, le début de votre courriel pourrait se présenter ainsi : “Je vous contacte, comme convenu, pour vous transmettre le devis de prestation de rédaction effectué par notre agence”. 

Puis, présentez-vous de manière professionnelle : un climat de confiance s’installera alors avec le destinataire. Le destinataire doit comprendre l’objectif de votre courriel dès le départ. Pour ce faire, placez l’information principale au début afin d’attirer l’attention de votre interlocuteur pour qu’il lise votre e-mail dans son intégralité. Cette information fera comprendre à votre interlocuteur votre proposition initiale dès vos premiers mots. Il n’y a rien de plus agaçant que de recevoir un mail dont on ne comprend pas immédiatement le sens. 

Dans la majeure partie des cas, si le début du courriel n’est pas accrocheur et ne contient pas l’information principale, les destinataires ne prendront même pas la peine de continuer à lire votre e-mail. 

Pour vous éviter de devoir envoyer un second e-mail avec la pièce jointe car vous l’aviez oublié, ajoutez la pièce jointe avant d’écrire votre e-mail ! Vous vous épargnerez d’une situation embarrassante qui pourrait laisser penser à un manque de professionnalisme. 

Structurez le texte de votre courriel

Une structure précise doit être respectée dans un mail : 

  • Utilisez des paragraphes courts et distincts, chaque paragraphe doit apporter une information ;
  • Le corps du texte ne doit pas être trop long : gardez en tête que le destinataire reçoit certainement des dizaines de mails par jour ! Un contenu aéré facilite la lecture. De nombreux utilisateurs consultent leurs mails sur leur téléphone portable : pensez donc à leur confort !
  • Les phrases de votre texte doivent être brèves, mais reliées grâce à des connecteurs logiques : votre email doit être fluide et compréhensible !
  • N’utilisez pas trop de termes techniques pour ne pas perdre le destinataire. Restez donc professionnel tout en utilisant du vocabulaire accessible, sauf si le destinataire fait partie du secteur en question. 
  • N’employez pas d’abréviations, notamment à la fin du mail comme “CDLT” ou “Cdt” pour “Cordialement” : écrivez tous les termes ! 

Si vous souhaitez mettre l’accent sur certains points, vous pouvez mettre les données importantes en gras, en italique ou les souligner. En effet, ces éléments donnent du relief à votre e-mail et attirent immédiatement l’œil du lecteur. Toutefois, n’écrivez pas en majuscule et évitez les points d’exclamation, qui peuvent sembler agressifs. 

Mettre en copie un autre destinataire

Vous pouvez également ajouter des destinataires lors de l’envoi d’un courriel grâce au champ CC

Grâce à ce champ, vous avez donc la possibilité de mettre d’autres destinataires en copie : ils recevront également votre courriel.

Lorsque vous ajoutez un ou plusieurs destinataires en copie, cela signifie qu’ils seront informés mais qu’il n’est pas nécessaire qu’ils répondent à votre courriel.

Utiliser la fonctionnalité “Copie Cachée”

L’abréviation “CCI” signifie “copie cachée”. Ce champ permet de mettre en copie d’autres destinataires sans que le destinataire principal n’en soit informé

On peut utiliser cette fonctionnalité par souci d’anonymat ou encore si on ne veut pas que nos destinataires entrent en contact.

Évidemment, votre orthographe doit être irréprochable et la ponctuation de votre texte utilisée à bon escient. N’oubliez pas : pour améliorer votre orthographe et en finir avec les fautes de français et les erreurs de grammaire, la relecture est l’alliée des écrits impeccables !

Clôturez avec style votre courriel

Avant la formule de politesse, il convient d’écrire à la fin de votre texte une phrase pour clôturer votre message.

Si vous souhaitez recevoir une réponse à la suite de l’envoi de votre e-mail, soyez clair et utilisez l’expression “dans l’attente de votre retour”.

Il est également important de montrer à votre destinataire que vous êtes disponible pour répondre à leurs éventuelles questions et interrogations

Cependant, évitez les formulations négatives telles que “n’hésitez pas à…”. 

Dans l’inconscient du lecteur, les formulations négatives sont plus difficiles à comprendre que les formulations positives. Selon plusieurs études scientifiques, l’utilisation de la formule “n’hésitez pas à” n’incite pas à passer à l’action. Au contraire, le cerveau humain ôte inconsciemment la négation : pensez donc à tourner vos phrases de manière positive

Signez votre e-mail

À la fin d’un e-mail professionnel et formel, il est nécessaire d’inclure une signature

Vous pouvez créer numériquement et gratuitement une signature électronique sur Internet. Cette fonctionnalité accroît votre crédibilité

Mettez dans cette signature électronique

  • Votre nom et prénom ;
  • Vos coordonnées (adresse, numéro de téléphone et mail) ;
  • Le poste que vous occupez ;
  • Votre entreprise.

Si vous ne possédez pas de signature électronique, pas de panique ! Vous pouvez également signer votre e-mail avec votre nom et prénom. Cependant, une signature électronique professionnelle aura plus d’impact sur vos destinataires. 

Évidemment, si vous vous adressez à des proches, certaines étapes ne sont pas nécessaires et vous pouvez utiliser un style moins formel. Néanmoins, dans la sphère professionnelle, il est fondamental de respecter ces règles.

Vous avez maintenant les clés en main pour rédiger un bon e-mail. Désormais, il ne tient qu’à vous d’être créatif afin que votre courriel marque les esprits !  

Exemples de mails types 

Mail de relance professionnelle 

Voici un exemple de mail de relance professionnelle  :

Bonjour [Nom du contact],

Nous nous sommes entrevus au mois de […]. Vous m’aviez proposé de revenir vers vous dans un délai de […] mois. Avez-vous eu l’occasion de mûrir votre réflexion à propos de [sujet abordé] ?

Je me tiens à votre disposition pour répondre à toutes les questions relatives à ma proposition. Seriez-vous disponible pour un rapide entretien prochainement ?

Je vous remercie de votre attention, réjouie de poursuivre notre collaboration. 

Cordialement, 

[Votre signature de mail], par exemple :

Exemple de signature de mail.

Mail de prospection commerciale 

Voici un modèle mail de prospection commerciale :

Bonjour [Nom du destinataire],

J’espère que ce message vous trouve bien. Je suis [Votre Nom], représentant de [Votre Société], une entreprise spécialisée dans [Description succincte de vos produits/services].

En parcourant votre entreprise, j’ai constaté que vous pourriez tirer avantage de notre expertise en [domaine pertinent]. Notre [Produit/Service] a déjà prouvé son efficacité en aidant des entreprises comme la vôtre à [insérer un résultat clé, par exemple, augmenter la productivité, réduire les coûts, accroître la satisfaction client].

Voici quelques points forts de notre solution :

  • [Avantage 1]
  • [Avantage 2]
  • [Avantage 3]

Je serais ravi de discuter de vive voix de la manière dont [Votre Produit/Service] peut répondre spécifiquement à vos besoins et contribuer à la croissance de votre entreprise.

Pouvons-nous organiser un bref appel téléphonique pour discuter de vos objectifs et de la manière dont notre solution peut les soutenir ? Je suis flexible et disponible aux horaires suivants [proposez quelques créneaux horaires].

Si cela vous convient, pourriez-vous me confirmer votre disponibilité ou me proposer des plages horaires alternatives?

Je vous remercie par avance pour votre temps et votre considération. J’espère avoir l’opportunité de discuter de vive voix et de vous présenter plus en détail la valeur ajoutée que [Votre Produit/Service] peut apporter à votre entreprise.

Cordialement,

[Votre signature de mail]

Mail de mise en relation 

Voici un exemple de mail de mise en relation :

Bonjour, [Nom du destinataire],

J’espère que ce message vous trouve bien. Je m’appelle [Votre Nom] et je suis [Votre Poste/Titre] chez [Votre Société]. J’ai récemment eu le plaisir de travailler avec [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation] de [Nom de son entreprise] et j’ai été impressionné par [sa/son] expertise dans [domaine spécifique].

Je suis convaincu(e) que votre entreprise, [Nom de la société du destinataire], pourrait bénéficier grandement d’une collaboration avec [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation]. [Il/Elle] a une expérience approfondie dans [domaine de compétence] et a démontré une capacité exceptionnelle à [réalisation spécifique ou compétence pertinente].

J’aimerais vous mettre en contact direct avec [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation] afin que vous puissiez discuter plus en détail de la manière dont [leur collaboration/thème spécifique] pourrait être mutuellement bénéfique. Je suis convaincu(e) que cette connexion pourrait ouvrir des opportunités passionnantes pour les deux parties.

Je vous laisse coordonner les détails logistiques pour une conversation. [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation] peut être contacté(e) à [son adresse e-mail] et [son numéro de téléphone].

Je suis impatient(e) de voir émerger de fructueuses synergies entre [Votre Société], [Nom de l’entreprise du destinataire] et [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation].

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus d’informations.

Bien à vous,

[Votre signature de mail]

Découvrez tous nos articles sur la rubrique blog de l’agence de rédaction web Pierrot ! Bonne lecture !

FAQ 

Comment bien rédiger un mail ?

Avant d’envoyer un mail professionnel, assurez de : 

  • bien vous relire, n’hésitez pas à vous envoyer le courriel avant de l’envoyer au destinataire s’il s’agit d’un mail important ; 
  • rester formel et professionnel, évitez l’humour et les smileys et utilisez des formules de politesse ; 
  • vérifier votre orthographe, pour être certain d’éradiquer toutes les fautes, vous pouvez utiliser un correcteur orthographique en ligne ;
  • personnaliser votre mail ; 
  • soigner l’objet ; 
  • rappeler l’objet dans le corps du mail et présentez-vous. 

Comment rédiger correctement un mail ?

Afin de rédiger correctement un email formel, soignez dans un premier temps votre objet :  il détermine le taux d’ouverture de vos courriels ! Puis, saluez votre interlocuteur, présentez-vous et annoncez l’objectif de votre courriel. Pensez à structurer votre courriel et à utiliser des paragraphes courts et distincts. Avant d’envoyer votre email, n’oubliez pas d’ajouter la pièce jointe, de le signer et pensez à bien vous relire pour être certain d’éradiquer toutes les fautes de français, d’orthographe ou de grammaire. 

Quelle phrase pour commencer un mail ?

Pour rédiger un mail professionnel, il convient de saluer votre interlocuteur en utilisant “Madame”, “Monsieur” suivi de son prénom et de son nom. Sauf si vous vous adressez à des collèges proches, auquel cas vous pouvez être moins formel, bannissez de votre vocabulaire les expressions familières telles que “hello” ou “salut”. Pensez également à bien orthographier le nom et le prénom de votre interlocuteur, au risque de le froisser.

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