S’il n’est obligatoire que pour les sociétés cotées en bourse, le rapport annuel concerne de nombreuses entreprises. En effet, celles-ci ont des comptes à rendre à leurs investisseurs, et ont aussi tout intérêt à présenter leur état de santé à leurs clients, partenaires, voire futurs collaborateurs.
En tant que document public, un rapport annuel doit donc faire l’objet d’un soin tout particulier. Ce travail, toujours effectué à la même période (et dans un délai de 4 mois après la clôture comptable pour les sociétés cotées en bourse), est souvent chronophage pour les entreprises, qui décident parfois de solliciter une aide extérieure.
Qu’est-ce qu’un rapport annuel, quelles sont les contraintes associées et comment le rédiger ? Je m'appelle Léa Charrière, rédactrice et chargée de projet au sein de l’agence Pierrot, et je vous explique comment nous procédons pour rédiger un rapport annuel afin de soutenir nos clients dans cette tâche ardue !
Rapport annuel ou rapport d’activité : définition
Un rapport annuel est un document écrit qui rend compte des activités d’une entreprise au cours d’une année. Il compare les résultats aux objectifs initiaux, précise le contexte et envisage les perspectives d’avenir. Si son contenu dépend de la cible et des objectifs précis de l’entreprise, le rapport annuel se compose généralement d’une partie financière et d’une partie extra-financière.
En effet, rapport annuel, rapport d’activité, rapport financier ou encore rapport intégré désignent peu ou prou la même chose. On peut les préciser ainsi :
- le rapport financier émet le bilan des comptes annuels ;
- le rapport d’activité rassemble les actions qui ont marqué l’année de l’entreprise ;
- le rapport annuel se compose du rapport d’activité et du rapport financier ;
- le rapport intégré, comme son nom l’indique, intègre davantage les engagements de l’entreprise dans la société, son apport éthique et moral, parallèlement aux résultats financiers. Il comprend la Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF).
Aujourd’hui, face à l’importance de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et à la transition écologique, les entreprises mettent un point d’honneur à rapporter non seulement leur bilan financier, mais aussi leurs actions et leurs engagements sociétaux et environnementaux dans leurs rapports annuels. On parle alors de plus en plus de rapports intégrés.
Bien évidemment, les informations et les chiffres contenus dans le rapport annuel dépendent des lecteurs auxquels il se destine. S’agit-il essentiellement des actionnaires, ou le rapport annuel a-t-il vocation à être partagé en externe, à vos clients et aux médias ? La détermination de ce public cible permettra de mieux orienter le rapport annuel, même si celui-ci peut concerner des lecteurs variés, en interne et en externe.
Enfin, honnêteté et transparence sont les maîtres-mots du rapport annuel. Il ne s’agit pas d’un document marketing : si faire part des succès est important, il faut savoir rester humble. De même, si l’entreprise a dû faire face à certaines difficultés, l’objectif n’est pas de cacher la situation, mais plutôt de l’expliquer et de présenter comment celle-ci a pu ou peut relever les défis.
Pourquoi faire appel à une agence de rédaction pour rédiger un rapport annuel ?
La rédaction d’un rapport annuel intervient toujours au même moment : sa préparation doit se faire en début d’année civile, alors que les comptes annuels sont en cours de clôture, afin qu’il soit présenté lors des assemblées générales du printemps (la plupart du temps). Dans tous les cas, le bilan de l’année écoulée doit arriver relativement tôt l’année suivante, afin de ne pas sembler complètement anachronique.
C’est donc à une période souvent chargée pour les entreprises qu’intervient ce travail. De plus, celui-ci nécessite de rassembler de nombreuses données, issues de différents départements, et le service communication peut être en sous-effectif pour réaliser l’ensemble des tâches.
Faire appel à une agence éditoriale est une manière de remédier à ce double défi que représentent la charge de travail et la planification resserrée d’un rapport annuel. De plus, les avantages sont triples :
- travailler avec des personnes externes à l’entreprise permet de bénéficier d’un regard extérieur, qui sera plus objectif et saura dresser un tableau impartial de l’entreprise, nécessaire pour un rapport annuel ;
- une agence de rédaction a l’habitude de réaliser ce type de document, et peut vous fournir un modèle d’organisation ou des exemples (template) ;
- enfin, travailler en bonne intelligence avec une agence offre la possibilité de répartir les tâches et ainsi de gagner en efficacité sur un laps de temps assez court.
D’expérience, je peux témoigner du fait que nos clients ont souvent pris en charge la partie financière de leur rapport annuel, tandis qu’ils nous ont confié la rédaction des performances extra-financières, réalisée à l’aide de documentation et d’entretiens. Mais vous connaîtrez tous les dessous dans la partie suivante !
Les étapes pour rédiger un rapport annuel
Vous créez votre rapport annuel et souhaitez solliciter l’aide d’une agence de rédaction ? Nous vous expliquons les étapes que nous mettons en place pour ce projet, et tous les dessous de cette collaboration !
1° Audit et rencontre avec l’entreprise
Lors d’un premier entretien, nous échangeons sur les tenants et les aboutissants du projet : à quel public est destiné le rapport annuel, quels sont ses objectifs, de quelle manière il doit être abordé, quelles sont les dates butoirs de présentation ou de mise en ligne, etc.
Nous profitons de ce premier échange pour mieux nous familiariser avec l’entreprise et pouvoir la connaître du mieux possible : quelle est son organisation, mais aussi quelles sont ses valeurs, sa culture d’entreprise, sa manière de s’adresser à son ou ses audience(s). Nous demandons également de la documentation.
2° Étude de la documentation envoyée et contact avec l’équipe design
Dans un rapport annuel, le design est primordial : en effet, le contenu doit être attrayant et agréable à lire, ponctué d’images et d’éléments visuels. Nous travaillons donc main dans la main avec l’équipe de design graphique. Celle-ci peut être liée à notre entreprise cliente, ou être l’un de nos partenaires si besoin.
Nous prenons donc contact avec elle et nous nous familiarisons avec toute la documentation envoyée.
3° Élaboration du plan et du chemin de fer
En lien avec l’équipe design et le client, nous élaborons le plan et le chemin de fer du rapport annuel. Souvent, l’organisation de l’année précédente est reprise, en cherchant des améliorations.
Cette collaboration est essentielle, car la mise en page, l’organisation entre le texte et l’image et les couleurs du rapport annuel sont des éléments majeurs. Nous ne rédigerons chaque partie qu’en sachant exactement où elle se place sur la page, combien de signes doivent la composer, etc.
4° Entretiens
Pour dynamiser le texte, des encadrés avec interviews sont possibles. Ils sont même conseillés, car ils viennent rythmer le document et apporter un témoignage interne à l’entreprise, toujours bienvenu. Nous réalisons alors des entretiens afin de récolter les informations et la matière de ces pages.
5° Rédaction du rapport annuel
Une fois le contenu et les informations rassemblés et le plan décidé, vient la partie rédactionnelle. Le style d’un rapport annuel doit être simple et factuel. Nous nous appuyons certes toujours sur la charte éditoriale de notre client, lorsque celle-ci existe, mais nous privilégions la clarté et la sobriété.
En effet, un rapport annuel doit être lisible et compréhensible par tous : phrases simples et déclaratives, ton sobre, objectivité sont les maîtres-mots.
6° Mise en page et échange avec l’équipe design
Une fois notre texte prêt, l’équipe design se charge de le mettre en page et en couleurs. Nous échangeons alors avec elle pour les derniers ajustements (enlever quelques signes, ajouter du texte ou un titre, etc.). Celle-ci s’occupe de rendre le document dynamique en variant les graphiques, les images et éléments visuels, et le texte.
La finalisation du rapport annuel concerne les modalités de sa diffusion : l’impression doit être envisagée si une version papier est prévue, tandis qu’est créée la version numérique pour une diffusion web (ou la possibilité de télécharger le rapport).
Que vous fassiez appel à une agence ou non, la construction d’un rapport annuel ou rapport d’activité reprend toujours les mêmes codes et doit répondre aux mêmes attentes. Nous vous les expliquons à présent.
Organisation du rapport annuel : comment faire ?
Tout d’abord, réalisez le plan de votre rapport annuel, avant de rassembler les données et informations nécessaires à la rédaction de celui-ci. De façon classique, le plan peut se présenter ainsi :
- Page de garde : avec une image bien choisie ;
- Introduction : Mot du dirigeant, présentation de l’entreprise ;
- Rapport financier : report de l’activité financière de l’année, comparaison avec l’année précédente et explications ;
- Performances extra-financières : bilan annuel, activités et réalisations de l’entreprise ;
- Conclusion.
Pour chaque partie, découvrez nos conseils, avec des modèles !
1° Introduction et présentation de l’entreprise
La page de garde est primordiale : choisissez avec soin une image qui doit être représentante de votre entreprise. Cette page doit inviter à la lecture !
Puis, il est classique d’ouvrir le rapport d’activité par un mot du président, ou par une interview croisée des principaux dirigeants (selon le modèle du rapport intégré 2023 de la coopérative agricole Le Gouessant). Ici, il ne s’agit pas d’être verbeux, mais de parler avec honnêteté et simplicité à ses lecteurs, investisseurs et collaborateurs.
La présentation de l’entreprise peut s’en suivre : on retrouve classiquement dans cette section un organigramme de sa gouvernance, parfois un court texte pour la replacer dans son histoire et dans son actualité. N’hésitez pas à décrire la vision actuelle de votre entreprise, afin de clarifier sa mission et ses valeurs à toutes les parties prenantes.
Un sommaire est également envisageable si votre rapport d’activité est long.
2° Le rapport financier
Le rapport financier est souvent le cœur du rapport annuel. En effet, il sert aussi à rassurer vos investisseurs et à encourager le financement ! Veillez à fournir des informations détaillées et précises, dont la source est explicite. Le travail de collecte, auprès des différents services concernés, doit se faire bien en amont.
Attention : votre bilan financier doit avoir été contrôlé par un audit professionnel avant d’être présenté au public (commissaires aux comptes pour toute entreprise à partir d’un certain seuil de revenus).
Cette partie doit être dotée d’éléments visuels, graphiques et schémas, afin d’en augmenter la lisibilité pour les lecteurs. Vous pouvez également le faire figurer dans un deuxième temps, selon le modèle du rapport annuel 2023 de LVMH : les indicateurs et les chiffres se situent à la fin, après une présentation détaillée de l’entreprise, secteur par secteur.
3° Le rapport extra-financier
La section extra-financière du rapport d’activité rassemble toutes les actions réalisées au cours de l’année écoulée, en dehors des résultats pécuniaires. Ainsi, toute démarche de Recherche et Développement (R&D), toute action caritative et toute actualité pour les salariés sera intéressante à mentionner.
Cette partie est également le moment de revenir sur les engagements et les valeurs de l’entreprise : dans un contexte de transition économique et écologique, la RSE est un aspect important pour les actionnaires et les investisseurs, comme pour les clients et les potentiels collaborateurs.
Mentionner vos actions en matière de respect de l’environnement, de changement de pratiques et de participation à une société plus juste est de plus en plus important.
De fait, la Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF) est devenue obligatoire pour les entreprises cotées dont le bilan est supérieur à 20 millions d’euros. Elle sert à rapporter les informations relatives aux questions sociales et à la protection de l’environnement, et doit pour ces entreprises se trouver dans cette partie du rapport annuel.
À noter : cette section peut constituer l’ensemble du rapport, dans le cas de certains programmes associatifs ou encore de rapports spécifiques. C’est le cas de la DPEF 2023 de Décathlon, qui a choisi de créer un rapport indépendant, ou encore du rapport annuel de l’un des programmes de l’OFAJ, dont le but est uniquement de revenir sur les accomplissements de ce projet.
4° Conclusion
Dans un rapport annuel, la conclusion n’est pas obligatoire (surtout si vous avez tout détaillé auparavant), mais elle est envisageable. Vous pouvez également clôturer votre rapport avec des renvois à d’autres documents ou d’autres rapports, ainsi que le fait le rapport annuel 2023 de Danone. C’est également le moment d’insérer des notes ou des sources si le besoin s’en fait sentir.
Rapport annuel : nos derniers conseils
Pour finir, nous vous livrons nos conseils clés pour que cette période de travail se déroule au mieux :
- Anticipez ce moment : la rédaction d’un rapport d’activité intervient toujours à la même période, qui est souvent chargée. La deadline à respecter (pour vos investisseurs ou pour le calendrier) peut rapidement devenir anxiogène… Plus on anticipe, plus on peut construire son rapport annuel sereinement ! Et plus il sera à la hauteur de vos attentes et de vos contraintes.
- Ne négligez pas le design : celui-ci est primordial pour ce type de document, et sera la condition sine qua non pour qu’il soit réellement lu. Choisissez avec attention vos partenaires design et prévoyez le temps nécessaire à l’élaboration du graphisme.
- Veillez à alterner les formats pour donner du dynamisme à votre rapport annuel (interview, encadrés, chiffres, graphiques, texte, etc.)
- Délivrez un maximum d’informations à l’équipe de rédaction : si vous faites appel à des prestataires, n’oubliez pas que les rédacteurs ne sont pas internes à votre entreprise, donc qu’ils ne sont pas familiers avec les us et coutumes de la société. Toute information est donc bonne à transmettre, afin que le rédacteur puisse s’imprégner de la culture de l’entreprise, de ses valeurs, et diffuser les bonnes informations.
Ne repartez pas de zéro chaque année : appuyez-vous sur le travail de l’année précédente pour garder ce qui était bon et améliorer certains points. Il serait dommage de ne pas tirer profit de vos efforts ! Utilisez le même modèle, bien sûr en cherchant à l’améliorer. Vous pouvez aussi tirer profit des retours de vos lecteurs si vous en avez eu (et il est bon de les demander) !