La retranscription d’entretien : un atout pour vos échanges clients !

Une retranscription consiste à produire un texte à l’issue d’une interview, d’un entretien, d'un échange informel ou de réunions. Présentée comme un document écrit on ne peut plus classique, l’objectif d’une transcription est qu’elle contienne au mot près l’ensemble des informations divulguées lors d’une discussion. 

Ce type de document s’avère très utile dans le monde professionnel afin qu’aucun mot explicité par votre interlocuteur vous échappe ! Une retranscription d’entretien  s’enregistre, se réécoute, et parfois s’adapte en fonction de l’outil que vous utilisez. 

Cela semble simple. Cependant, comment optimiser l’usage de cet outil ? Découvrez l’ensemble des conseils de l’agence Pierrot ! 

Quels sont les avantages d’une retranscription d'entretiens ? 

Conserver une trace écrite 

L’échange qui a lieu peut être de nature professionnelle avec plus ou moins d’importance. Vous pouvez décider d’enregistrer un quelconque entretien pour conserver une trace écrite de celui-ci, faisant office de preuve en cas de litige. Cet écrit, plus lisible et plus accessible, est complémentaire à l’audio. 

Par exemple, dans le cadre juridique, détenir un enregistrement d’une conversation afin de le transcrire servira grandement à appuyer les propos d’un avocat pour gagner un procès.

Mener une étude

Une transcription peut aussi être très utile dans le cadre de la réalisation d’une étude, d’une recherche ou d’un mémoire. Celle-ci doit alors être réécrite avec précision et doit être fidèle à l’échange réalisé. Ainsi, si votre discussion avec un chercheur est, par exemple, de 10 minutes, le temps de lecture de vos transcriptions écrites devra faire le même temps.

Opérer une interview journalistique

Vous êtes en formation de journalisme ou vous êtes déjà un professionnel du secteur ? L’interview est donc votre outil du quotidien. Au même titre qu’un entretien, le fait de retranscrire une interview vous sera bénéfique pour relire les bonnes informations formulées au cours de celle-ci.

La retranscription d’une interview peut également être accompagnée d'un enregistrement vidéo, rendant alors la description de l'environnement et des gestes plus simple.

Être un modèle d’expertise

La transcription d’entretien est une compétence très valorisée dans le milieu professionnel, car elle est recherchée dans de nombreux domaines tels que le marketing, le journalisme, les ressources humaines, les domaines juridiques et bien d’autres ! Cela démontre votre capacité à écouter et réécrire des échanges importants. 

3 étapes pour mener une retranscription d'entretien optimale

1- L’enregistrement

La première étape est l’enregistrement de l'échange. Ce document auditif vous permet de conserver la trace la plus fidèle de la discussion, afin de la réécrire à la main. Pour ce faire, il existe différents outils afin de réaliser vos enregistrements, tels que : 

• Sonix : outil convertisseur audio en texte exceptionnel afin que votre contenu audio et vidéo soit transcrit sans effort  ;
• Gemini : outil de la suite Google, une intelligence artificielle générative qui intègre des capacités multimodales supérieures et de nombreux services.

L’astuce la plus simple est d’enregistrer au dictaphone de votre téléphone votre échange. Dans l’idéal, munissez-vous de deux téléphones afin d’obtenir deux prises au cas où l’une des deux dysfonctionne.

2- L’écoute

Il est nécessaire de ré-écouter votre enregistrement. Vous devez vérifier si les phrases sont claires et compréhensibles et si le fichier est suffisamment qualitatif pour être transféré dans un autre logiciel. Dans le cas contraire, cela posera problème pour l’ultime étape.

3- La retranscription

Il existe différentes méthodes vous permettant de transcrire efficacement. Votre rôle est de travailler le texte comme si vous reviviez la scène d’un angle extérieur, en entendant la parole de chaque personne. L’objectif est de plonger le lecteur au cœur de l’échange, comme s’il était présent sur les lieux. Pour ce faire, vous avez la possibilité d’utiliser un outil ou bien de tout écrire vous-même à la main. Si l’enregistrement est long, essayez de diviser le texte en de grand titres et parties distinctes. Cependant, nous ne vous recommandons pas de mener cette transcription par vous-mêmes si votre discussion excède plus de 5 minutes. 

Les outils et leurs qualités pour la retranscription d’entretien

Pour une retranscription facile

Vous avez le choix entre plusieurs logiciels pour la retranscription, tels que : 

• Scribe : c’est un outil gratuit, open source permettant de réaliser des transcriptions, en transformant vos enregistrements audios ou vidéos en texte ;
• Sonix  : c’est une plateforme payante qui vous permet de convertir votre contenu audio et vidéo en document écrit, et tout cela dans plus de 40 langues ;
• Rev : logiciel payant qui vous permet de retranscrire instantanément grâce à l'IA un fichier audio ou vidéo, et ce dans 31 langues différentes.

Ceux-ci sont au service de votre travail, car très précis. Ils évitent certaines coquilles liées à l’étape fastidieuse de la réécriture. Le processus peut être plus ou moins long en fonction de la durée de vos fichiers.

Pour un son qualitatif

Dans l’éventualité où le son de votre audio aurait un volume trop faible ou serait perturbé par des bruits d’ambiances, des outils de clarification d’audios sont à votre disposition :

• Audacity, c’est un logiciel d'édition audio gratuit et open source. Il permet d'enregistrer, de manipuler et de mixer des fichiers audio de divers formats ;
• Cap Cut, plateforme de création tout-en-un optimisée par l'IA qui permet de monter des vidéos et de concevoir des images sur des navigateurs et d’éditer votre fichier son et vidéo.

Ceux-ci vous permettront de vous faciliter la tâche lors de la réécoute et de la transcription.

Pour de potentielles reformulations

L’enjeu des transcriptions d'entretiens se trouve à cette étape. En effet, il est important de savoir rédiger et reformuler l’échange avec précision. Mettez le sujet au clair. Définissez les points clés de l’entretien ainsi que la chronologie des paroles, des interventions.

Le meilleur outil pour vous aider à établir cette chronologie sera votre écoute, votre mémoire, suivi d’un support tel que la suite Google ou des post-it et même du papier ! 

Pour une correction des erreurs orthographiques de votre document

Une retranscription d’entretien devient un document officiel et, de ce fait, aucune faute d’orthographe n’est tolérée. Pour cela, rien de mieux que des outils comme Scribens pour relire votre écrit : c’est un logiciel de correction orthographique et grammaticale, pédagogique et gratuit.

Les différents types de retranscription d’entretien

Le contexte dans lequel s’effectue l’échange va influencer le type de retranscription d’entretien. Alors, différentes options s’offrent à vous, en effet, il existe 3 types de transcriptions, détaillons-les ensemble !

La retranscription mot pour mot

C’est une reprise intégrale de l’entretien. Chaque mot et chaque tonalité sont respectés et conformes à la réalité. À noter quelques exceptions pour les hésitations, telles que les “euh” ou les expressions plus familières, nécessitent d’être modifiées, comme par exemple : “euh, enfin j’veux dire que…” sera transformé en “enfin je veux dire que…”.

Cette transcription est souvent utilisée pour des rapports journalistiques, elle peut aussi être le fruit d’une étude ou d’un travail de recherche.

La retranscription sociologique

La retranscription sociologique respecte l’intégralité des mots, expressions, tonalités employés lors de la discussion. Vous mettez en avant les émotions et les sentiments ressentis lors de l’entretien. Ce type de transcription est notamment utile pour les études sociologiques et comportementales, car vous capturez chaque détail de l'interaction. 

Dans ce contexte, le format vidéo est le plus adapté, car vous visualiserez les actions et les expressions faciales des acteurs de l’interview. 

La retranscription Ubiqus IO

La retranscription Ubiqus IO est un type de transcription automatique. Elle consiste à éliminer les erreurs de langage, les répétitions, les remarques annexes et les hésitations. Contrairement aux autres méthodes, celle-ci n’est pas factuelle, elle propose d’améliorer et de modifier les mots et expressions afin de rendre le texte des utilisateurs plus lisible et esthétique. C’est un mode de transcription plutôt rapide et efficace.

Laquelle choisir ?

Tout dépend du type de contenu visé. Il n’y a pas de méthode à privilégier. L’important, c’est de suivre votre objectif et votre ligne directrice et que votre document : la transcription finale, soit fidèle à vos attentes.

Vous devez avoir une idée de votre budget pour éventuellement prendre connaissance des outils qui peuvent s’utiliser gratuitement, ou inversement.

Cadre légal d’une retranscription 

Respect du RGPD et droit des individus

Le RGPD est le règlement général européen sur la protection des données. 

Il nous renseigne sur l’importance du respect des droits individuels sur le traitement des données personnelles. En effet, les personnes ont tout à fait le droit de demander un accès ou un changement des données produites et utilisées à leur propos.

Confidentialité et consentement

Le terme de “transparence” est nécessaire pour instaurer le climat de confiance et surtout pour s’assurer du consentement de la personne d’en face qui s’apprête à être filmée ou enregistrée. Il s’agit ici de respecter la confidentialité de la personne et du fait qu'elle soit en accord avec le contenu transcrit, qu’il soit diffusé en ligne ou documenté sur papier.

Il existe 3 types de retranscription vous permettant de mettre à l’écrit vos interviews, entretiens ou conférences. De nombreux outils peuvent vous aider à sa réalisation afin que le travail soit qualitatif. C’est une méthode qui peut être utilisée dans le cadre de la réalisation d’une étude, d’un reportage, d’un mémoire, etc. Grâce aux plateformes numériques d’aujourd’hui, les transcriptions sont plus accessibles et plus rapides. Réussir dans cet art de la retranscription est un atout stratégique indéniable.

FAQ

Quel est le tarif d’une retranscription ?

Le tarif varie en fonction du type de logiciel que vous sélectionnez, ce sont généralement des tarifs à la minute. Vous pouvez choisir de travailler avec des outils gratuits mais limités dans leur utilisation. Mais vous pouvez aussi choisir d’effectuer la transcription sans logiciel, cela prend plus de temps, l’avantage c’est que c’est gratuit. Les outils et logiciels vous permettront d’être plus efficaces et d’éviter les erreurs, à vous de fixer votre budget.

Quel est le temps moyen pour effectuer une retranscription ?

Il faut savoir que le temps nécessaire pour retranscrire varie en fonction de la qualité des fichiers à exploiter. En effet, si la qualité de votre fichier son n’est pas optimale, mais aussi en fonction de la longueur de l’enregistrement, le processus en ligne peut prendre plusieurs minutes voir plusieurs heures. Une retranscription manuelle, quant à elle, sera bien plus longue.

Comment bien choisir le type de retranscription à utiliser ?

Cela va dépendre du contexte et du cadre dans lequel cette retranscription vous est utile.

Si vous souhaitez retranscrire les émotions et les sentiments avec précision, optez pour la retranscription sociologique. Il faut que vous fixiez votre objectif de rédaction pour connaître le ton et le résultat voulu.

Y a -t-il des questions à privilégier pour faciliter la retranscription d'entretiens ?

La réponse est : non.

Le but d’une transcription est de paraître le plus naturel et réaliste quant aux enregistrements de vos échanges. Si vous posez des questions trop génériques, la retranscription perd alors en intérêt.

Sur quel format ?

Vous pouvez tout à fait rédiger un texte de sorte à ce qu’il soit lu au format numérique ou digital ou bien sur un format papier. Tout dépend de l’usage de cette transcription. Vous pouvez la décliner en format à télécharger et accessible gratuitement en fonction de la destination de votre transcription.

Vous pouvez utiliser des outils comme Microsoft Word pour rédiger votre transcription.